Für eine erfolgreiche Umsetzung eines lernenden Netzwerkes sind folgende Rollen notwendig.
Diese Rollen müssen in der Projektorganisation nicht durch verschiedene Personen besetzt werden. Es wird allerdings empfohlen, dass am Beginn des Projekts eine klare Rollen- und Kompetenzverteilung vorgenommen und gegenüber den Projektteilnehmern kommuniziert wird. Das Netzwerk besteht aus den teilnehmenden Unternehmen und dem operativen Projektteam. Das operative Projektteam sollte aus mindestens 2 Personen - in der Regel dem Moderator und dem begleitenden energietechnischen Berater (LEEN) - bestehen und an allen Sitzungen des Netzwerkes teilnehmen.
Das Projektmanagement ist verantwortlich für die Aufstellung, Umsetzung und Einhaltung der Maßnahmen-, Zeit- und Finanzplanung. Es ist Ansprechpartner für Moderator, energietechnische(n) Berater (LEEN), der Geschäftsleitungen beteiligter Unternehmen und die Unternehmensvertreter/innen am Energieeffizienz-Tisch bei Beeinträchtigungen der Zusammenarbeit im Netzwerk. Es schließt die notwendigen Verträge mit den Mitgliedern des Projektteams und den Unternehmen ab, ist Budget-Verantwortlicher, oberste Controlling- und Entscheidungsinstanz und Ansprechpartner im Hinblick auf die Evaluierung der Ergebnisse des Monitorings. Er verantwortet die Öffentlichkeitsarbeit und die Ergebnisse des Netzwerkes nach Innen und nach Außen.
Wichtig ist „Wer“ „Wen“ „Wie“ anspricht. Der Erstkontakt sollte von einer Persönlichkeit ausgehen, die leichten Zugang zu Unternehmen hat. Dieser Kümmerer muss in der Anfangsphase ein Zeitbudget für die Überzeugungsarbeit reservieren. Erfolgversprechend ist die Ansprache potenzieller Teilnehmer über bestehende Unternehmensarbeitskreise, die sich mit verwandten Themen beschäftigen. Im Fokus der Kommunikation müssen die wirtschaftlich erfolgreichen Maßnahmen bereits bestehender Netzwerke stehen.
Grundsätzlich können interessierte Wirtschaftunternehmen – beispielsweise betreibt die Energie Baden-Württemberg AG seit 2006 erfolgreich Netzwerke -, Verbände, Kammern, kommunale Einrichtungen, Nichtregierungsorganisationen wie das Modell Hohenlohe e.V., das seit 2002 als Projektträger arbeitet, Energieberatungsagenturen oder regionale Wirtschaftsplattformen, Netzwerke initiieren.
Insbesondere bei Initiatoren mit öffentlichem und gemeinnützigem Auftrag bieten sich Kooperationen an. Für Kooperationen in Frage kommen alle öffentlichen und gemeinnützigen privaten Institutionen, die sich mit einer nachhaltigen Wirtschaftsentwicklung auseinandersetzen. Wichtig ist in der Anfangsphase ein Kümmerer, der über einen guten Zugang zu Unternehmen in der Region verfügt.